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個人情報の取り扱いについての確認事項

2022年2月1日制定
2024年1月1日改訂

　株式会社帝国書院（以下「当社」）は、個人情報の適切な取扱いを社会的責務と認識し、次の通り個人情報保護に関する方針（以下「本方針」）を定め、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）など関係法令・規則、国が定める指針その他の規範を遵守して、個人情報を適切に取扱うとともに、その安全管理に努め、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。
1. 当社は、業務上必要最小限の個人情報を、適正な方法により取得します。
2. 当社は、利用目的を明確に定め、個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。利用目的は、本方針とともに当社のホームページに記載するなどにより公表します。
3. 当社は、個人情報を安全かつ正確に管理するため、すべての従業者が個人情報保護の重要性を理解し、その取扱いが適切に行なわれるよう社内周知に努めるとともに、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報を保護するため、JISQ15001に基づく適切な安全管理措置を講じ、その向上に努めます。また、不備が発見された場合は、速やかに是正処置を行います。
4. 当社は、法令に基づく場合または公共の利益を目的とする場合など必要と考えられる場合を除いて、事前にご本人の同意なく第三者に個人情報を提供することはありません。
5. 当社は、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合には、十分な個人情報保護の水準を備える者を選定し、契約等によって保護水準を守るよう定め、適切に取り扱います。
6. 当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等）ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保険医療および性生活に関する個人情報（センシティブ情報）につきましては、業務の適切な運営の確保その他の必要と認められる目的など限定されている利用目的以外では、取得、利用または第三者提供を行いません。
7. 当社は、苦情・相談に対する体制を整備し、お問い合わせ窓口を設置します。お客さまから個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受けた場合、その内容について迅速に事実関係等を調査し合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
8. 当社は、個人情報の保護を適切に行うため、個人情報保護目的を設定するとともに、環境の変化等を踏まえ、方針及び目的を継続的に見直し、必要に応じて適宜改訂することがあります。本方針を改訂した場合、速やかに公表します。

株式会社帝国書院
代表取締役社長　佐藤　清
＜個人情報保護管理者＞
株式会社帝国書院　総務・経理部　部長
＜個人情報に関するお問い合わせ窓口＞
株式会社帝国書院　総務・経理部　部長
東京都千代田区神田神保町3-29
TEL: 03-3262-0834
受付時間：9:00～17:00、13：00～17：00
（土日・祝日・夏季休業期間・年末年始を除く）

【公表事項】
1.個人情報の利用目的
当社では次の目的で個人情報を利用します。
＜お客様・お取引先様の個人情報の利用目的＞
(1)お問い合わせ、ご相談等に対応し、連絡を取るため
(2)当社の製品・サービスを紹介するため
(3)当社製品・サービスの品質向上のためのアンケート調査を実施するため
(4)当社が行う懸賞等に当選した方またはお問い合わせ頂いた方に連絡をとるため
(5)出版物の利用ならびに対価をお支払いするため
＜採用応募者の個人情報の利用目的＞
(1)連絡を取るため
(2)採用の可否を判断するため
＜従業者の個人情報の利用目的＞
（1）連絡を取るため
（2）報酬（賃金・賞与・諸手当等）の支払い、人事・労務管理の履行、福利厚生の提供のため
（3）安全衛生、健康管理・推進に関する業務のため
（4）社会保険、福利厚生に関する業務のため

2. 個人情報の安全管理策
当社は、個人情報について、漏えい、滅失又はき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人情報を取扱う部署や委託先（再委託先等を含みます）に対して、必要かつ適切な監督を行います。
＜個人情報保護指針の策定＞
個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守、質問および苦情処理の窓口等について本方針を策定しています。
＜個人情報の取扱いに係る規律の整備＞
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱い方法、責任者・担当者およびその任務等について「個人情報保護マネジメントシステムマニュアル」を策定しています。
＜組織的安全管理措置＞
個人情報の取扱いに関する実務管理責任者および個人情報保護管理者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業者および当該従業者が取扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護マネジメントシステムマニュアルに違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
個人情報の取扱い状況について、定期的に自己点検(運用の確認)及び内部監査を実施しています。
＜人的安全管理措置＞
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
＜物理的安全管理措置＞
個人情報を取扱う区域において、必要に応じて従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。 個人情報を取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
＜技術的安全管理措置＞
アクセス制御を実施して、担当者および取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。 個人情報を取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
＜外的環境の把握＞
個人情報が海外に保管される場合には、保管する外国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。

3.個人情報の開示
当社は、当社保有個人情報または第三者提供記録の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等）のご要望があったときは､所定の手続きでご本人であることを確認のうえ､すみやかに対応します｡
個人情報に対する開示等の請求に関しましては、郵送にて承ります。当社所定の「個人情報開示申込書」の該当書類に必要事項をご記入の上、申請書と申請者ご本人であることを確認できる公的証明書（免許証・住民票等）の写しを上記お問い合わせ窓口へ郵送いただきます（代理人によるご請求の場合、「委任状」もご提出ください）。なお、開示等の請求のお手続きにより取得した個人情報は、開示等の請求に関する対応に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。

4. 個人情報の提供の任意性とそれに対する影響
個人情報の提供は任意ですが、提供していただけない場合、および内容が不完全な場合、ご要望等に対応できない場合がありますので、ご了承ください。

【保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先】
株式会社 帝国書院　総務経理部
東京都千代田区神田神保町3-29
TEL：03-3262-0834
受付時間：9:00～12:00、13:00～17:00（土日・祝日・夏季休業期間・年末年始を除く）